Papierlos und minimalistisch daheim

Es sammelt sich viel an in einem Haushalt, unter anderem auch Papier. Daher misste ich da konsequent aus.

Ich handhabe es schon seit längerem so, möglichst wenig Papierkram offline herumliegen zu haben. Zum Glück haben viele Firmen kein Interesse Briefe mir Rechnungen zu schicken. Viel kommt bereits als PDF herein und kann einfach abgelegt werden. Einiges kommt weiterhin offline herein, Lohnzettel, Rechnungen vom Auto, Versicherungsschreiben.

Vor Jahren habe ich bereits angefangen, alles was reinkommt einzuscannen und digital als PDF abzulegen. Dafür habe ich mir damals einen Fujitsu Scanner gekauft. Dieser kann mit Einzelblatteinzug mehrere Seiten nacheinander scannen kann. Auch Duplex ist kein Problem. Mit dem Ding habe ich dann an einem Sonntagnachmittag auch gleich die Dokumente der Jahre dafür digitalisiert. Der Scanner nimmt einem viel Arbeit ab, erzeugt gute PDFs und ist recht kompakt. Moderne Smartphones haben mittlerweile auch gute Kameras. In Kombination mit einer Scan-App erreicht man auch gute Resultate, sodass man nicht mehr unbedingt einen extra Scanner benötigt.

Über meine eigene Cloud-Lösung kann ich von überall darauf zugreifen. Die Suche geht auch deutlich schneller, als die Suche im Ordner. Dank Texterkennung sind die PDFs sogar durchsuchbar.

Dennoch haben sich mit der Zeit insgesamt wieder drei Ordner im Schrank angesammelt. Bei einigen Sachen war ich doch etwas zurückhaltend, was die Entsorgung anging. Vielleicht doch lieber im Original aufheben? Man weiß ja nie!

Dieses Jahr hat mich die Sache genervt. Mein Ziel war, auf einen Ordner herunterzukommen und nur noch das Wichtigste aufzuheben. Das Wichtigste sind Jahressteuererklärungen, Dokumente und Urkunden, sowie Rechnungen für Dinge die noch auf Garantie laufen. Alles andere sollte weg. Der größte Posten waren Lohnzettel. Hier hat sich ein ganzer Ordner angesammelt und ich hatte hier Hemmungen dieses zu entsorgen. Keine Lohnzettel? Keine Rente! So die Befürchtung.

Ich denke, das ist völlig unbegründet. Die Dokumente sind ja nicht weg, sondern nur gescannt. Brennt das Haus ab, wäre auch alles weg, auch die wichtigen Dokumente wie die Diplomurkunde. Auch dafür wird es am Ende irgendeine Lösung geben.

Neben den Dokumenten habe sich auch zahlreiche andere Dokumente aussortieren können. Alte Rechnungen, alte Steuererklärungen etc. Diese hebe ich jetzt nur noch eine bestimmte Zeit auf, dann kommt es weg.

Einfache digitale Ablage in Ordnern

Je öfter man ausräumt, desto einfacher ist es am Ende. Ich habe fast zwei Ordner entsorgt. Die Entsorgung eines solchen Ordners ist nicht ganz einfach. Je nach Datenlage, möchte man das Ding lieber schreddern als einfach in die Papiertonne zu geben. Die meisten haushaltsüblichen Aktenvernichter brauchen jedoch alle paar Seiten eine längere Pause, da wird die Aktenvernichtung schnell zu einer langwierigen Angelegenheit.

Lohnzettel hefte ich nur noch für ein Jahr zurück ab. Kommt ein neuer dazu, kommt ein alter Weg. Der kann dann auch schnell per Hand zerkleinert werden. In dem Zuge gehe ich auch schnell die alten Rechnungen durch und werfe diese raus.

Backup

Die Analogie zum brennenden Haus ist die kaputte Festplatte bei Dateien. Das kommt leider häufiger vor als der Hausbrand. Ohne vernünftiges Backup geht es nicht. Möglichkeiten gibt es genug. Die bequemste Variante ist einfach einen Cloud-Dienst zu nutzen. Dies hat den Vorteil, dass die Dateien auch außer Haus gesichert werden.

Abschluss

Im Schrank steht nun nur noch ein Ordner. Der ist recht voll, aber zumindest ist dort alles drinnen. Es gibt keine lange Suche nach Dokumenten. Da schaue ich ohnehin eh zuerst in meinen digitalen PDF-Ordner, da dort alles drinnen liegt. Digitale Rechnungen die als PDF kommen, genauso wie die gescannten Dokumente. Ist einmal alles digital, ist es einfach, ich muss mich nur noch um das regelmäßige Backup kümmern.

Der erste Schritt ist erstmal viel Arbeit, alles sortieren, scannen und ablegen. Aber am Ende lohnt es sich. Man braucht deutlich weniger Platz im Schrank und hat schneller Zugriff. Für große Scanvorhaben, empfehle ich den Kauf eines Dokumentenscanners. Nicht ganz billig, aber am Ende spart man damit sehr viel Zeit und Frust.